Le rôle principal et habituel consiste à réaliser des travaux techniques à caractère administratif notamment dans le domaine de la gestion financière, de la gestion des études, de la gestion des ressources humaines ou de la gestion de projets afin d'assurer la gestion optimale des activités relatives à son secteur.
Attributions caractéristiques Assume la responsabilité de l'exploitation adéquate des systèmes et fichiers spécifiques à son secteur et en assure le support auprès de la clientèle et du personnel. Diffuse, explique et voit au respect des normes, procédures et conventions en vigueur. Identifie les difficultés d'application et la justesse de certaines normes ou procédures, en évalue les conséquences et propose des solutions afin d'améliorer le fonctionnement de son secteur et de répondre aux besoins de la clientèle. Apporte une expertise technique au niveau de divers projets ou des problèmes rencontrés. Effectue les études, recherches et analyses nécessaires et agit comme personne-ressource pour soumettre des solutions ou des plans d'action. Contrôle et tient à jour les données quantitatives de son secteur. Procède aux analyses, comparaisons, conciliations et aux corrections requises. Effectue des prévisions, la ventilation selon différents regroupements, la préparation et la vérification de rapports et de données statistiques. Présente et explique les résultats obtenus. Propose des avenues possibles pour une meilleure utilisation des ressources. Approuve et contrôle le suivi de différents documents administratifs et voit au respect des échéanciers. Sert d'intermédiaire entre son secteur et divers intervenants. Assure la logistique de l'organisation de diverses activités reliées à son secteur. Complète différents formulaires et prépare les rapports relatifs à son travail.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises
Scolarité : D.E.C. en technique de comptabilité et de gestion ou l'équivalent
Expérience : Deux (2) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook, Powerpoint
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information
Autres logiciels utilisés: Explo, Peoplesoft finance et RH, Sitel
Le rôle principal de la personne titulaire de ce poste consiste à apporter une expertise technique et un appui dans le cadre de la gestion des opérations financières, budgétaires et de fonctionnement général de l’École de counseling et orientation. Cette personne assure la première ligne « finances » et « gestion des ressources humaines » de la direction de l’école et oriente les clients en respect des normes et règles financières en vigueur. Cette personne relève de la direction de l’École de counseling et orientation et travaille étroitement en collaboration avec les coordonnatrices de la direction Facultaire et l’équipe technique.
Les principales tâches: Assure le soutien de première ligne auprès des membres de la direction et pour ce faire, effectue la veille des boîtes génériques de courriel associées (direction@orn.ulaval.ca et finances@orn.ulaval.ca), assure le suivi des dossiers liés aux ressources humaines, à l’enseignement et aux projets de développement de l’École de counseling et d’orientation; Apporte une expertise technique dans le cadre de la gestion des budgets de fonctionnement de l’École et assure le suivi des budgets des budgets de recherche et à cet effet, analyse les besoins de consolidation, propose des outils de gestion permettant l’uniformisation à l’échelle facultaire (direction et départements); Assure le suivi des budgets du Fonds d’investissement étudiants, assure les suivis aux associations et effectue les transactions; Voit à la mise à jour et au suivi de la variation des masses salariales de la classe 100, 120 et 300; Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel impliqués dans les transactions financières. À cet égard, explique et voit au respect des règles financières, des normes, procédures et convention en vigueur. Informe ses supérieurs de problématiques particulières; Participe à l’application de certains éléments de la convention collective des professeurs, entre autres pour ce qui est de la charge de travail, des processus d’évaluation, des fins de probation, renouvellements de contrat d’engagement, demandes d’agrégation et de titularisation, des années d’étude et de recherche, etc.; s’occupe du processus d’embauche des nouveaux professeurs. Met à jour les dossiers; Participe à l’application de certains éléments de la convention collective des chargés de cours, entre autres pour ce qui est de la gestion du bassin de compétences, de la mise à jour des profils d’engagement (PECC), de l’inscription annuelle des chargés de cours, des listes de disponibilité et d’attribution, etc.; Participe à l’application de certains éléments de la convention collective des professionnels de recherche, en collaboration avec les chercheurs; Participe à l’application de certains éléments de la convention collective des auxiliaires de recherche et d’enseignement (SARE); Procède à la saisie des contrats d’embauche du personnel enseignant et étudiant (chargés de cours, auxiliaires d’enseignement et de recherche, etc.); Prépare, soumet et fait le suivi d’affichages au SPLA; Etc.
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